صيغة خطاب التزكية أو خطاب التوصية والذي بمفهومه يعني رسالة أو خطاب ويعتبر من أكثر متطلبات التقديم للعديد من المنح الدراسية خاصة في السعودية.
ويعد من الوثائق التي تلعب دور مهم جدًا في قبول الطالب أو رفضه، لذا يجب التعرف عليها، وعلى الخطوات الصحيحة في كتابتها وهذا ما سنشير إليه في هذا المقال.
حيث أنه من أهم الموضوعات التي نحتاج لها عند التقديم لوظيفة جديدة أو منحة دراسية أو عندما يريد الشخص السعودي طلب السفر إلى خارج مكان محدد، وسوف نعرض في مقال اليوم كل ما يخص صيغة خطاب التزكية وأهمية هذا الخطاب وكيفية كتابة خطاب التزكية.
تعريف خطاب التزكية
هو خطاب يتم كتابته من خلال جهة موثوقة خاصة بالطالب السعودي الذي يقدم للمنحة وفيها يتم كتابة المهارات الذي يتمتع بها الطالب السعودي ولا يستطيع أن يكتبه بنفسه.
والذي يستطيع أن يكتب صيغة خطاب التزكية الأستاذ الجامعي أو معلم خبير أو شخص تثق به جدًا وفيه يتم كتابة البيانات الواجبة للحاق بالكليات أو المنح الدراسية.
ويجب في كتابة صيغة خطاب التزكية أن يسلط الطالب السعودي المتقدم الضوء على مهاراته الخاصة، والتي يتميز بها، وإمكانياته التي تجعله يلتحق بهذه المنحة.
أهمية صيغة خطاب التزكية
في بعض الأوقات التي يقدم فيها الطالب السعودي على المنح الدراسية قد يحتاج إلى من يقف معه ويدعمه لكي يتم قبول منحته الدراسية.
ومن أفضل الداعمين جهة العمل أو المؤسسة التعليمية التي يتبع لها الطالب السعودي، كأحد الأساتذة والمسؤول عن كل طالب.
وتعتبر صيغة خطاب التزكية من أهم الخطابات التي يحتاج إليها الطالب السعودي عند تقديم المنحة الدراسية، ويتم تقديمه من جهة مختصة.
طريقة صيغة خطاب التزكية
عند كتابة صيغة خطاب التزكية يجب أن يكون الطالب السعودي متميز بالثقة بالنفس عندما يتحدث مع أحد أساتذة الجامعة ولا يجب أن يكون خجول في هذا الطلب.
ويعتبر خطاب التزكية مهم جدًا في معرفة المزيد من المعلومات الخاصة التي تطلبها جهات العمل أو المؤسسات التعليمية، والتي من خلالها يستطيع السعوديين الحصول على المنحة الدراسية الخاصة.
وتعتبر صيغة خطاب التزكية مهمة أيضًا في معرفة سلوك الطالب والكشف عن كل المعلومات التي يعطيها، حيث أنه يتم تقديمه من خلال جهة رسمية ولا يجوز أن تكون من غيرها.
من أين تطلب خطاب التزكية؟
يتم طلب خطاب التزكية من جهات مختصة عديدة ومن مصادر مختلفة وتقوم بطلبه على أساس المكان الذي تعمل به أو تكون دراستك فيه ويختلف أيضًا على حسب الجهة التي يتم تقديم الخطاب لها.
ويعتبر أهم ما يميز الخطاب أو يجعله موثوق منه هو أن تكون جهة رسمية داعمة له ويفضل أن تكون أكثر من جهة لقبول الطلب المقدم.
ما هو الغرض من خطاب التوصية؟
يعد الغرض الرئيسي من خطاب التوصية هو أن يثبت الطالب السعودي كل من مهاراته وإنجازاته وسلوكياته ويستطيع أن يوضح كل هذا في صيغة خطاب التزكية.
وغالبًا ما يتم إرسالها إلى رئيس التوظيف في شركة أو مؤسسة الخاصة بالسعوديين، أو إلى رئيس التسجيل في مؤسسة أكاديمية سعودية.
حيث تساعد المرشح للوظيفة أو المنحة في أن يحصل على فرصة جيدة وإعطاء الفكرة بشكل عام عن هذا المرشح.
من الذي يكتب صيغة خطاب التزكية؟
قد يكون اختيار الشخص المناسب الذي سيكتب صيغة خطاب التزكية لك أمر صعب في بعض الأوقات، حيث أن الأمر لا يتعلق فقط بإعداد قائمة بأسماء رؤسائك أو أساتذتك أو زملائك السابقين.
يتم اختيار الأشخاص الذين قد يكون لديهم وقت لكتابة خطاب توصية، وعليك أن تضع في اعتبارك أن كاتب الرسالة هو شخص جاد يمكنه كتابة الرسالة بعناية.
كم يكون عدد خطابات التزكية؟
لم يتم تحديد عدد معين في كتابة خطابات التزكية ولكن كلما كان العدد أكثر كلما كانت نسبة القبول أفضل وأقوى، ويتم كتابة ما لا يقل عن خطابية على الأقل.
صيغة خطاب التزكية
لا توجد طريقة معينة للكتابة ولكن من الأفضل أن يتواجد في الخطاب لوجو المؤسسة التي يأتي منها الطالب السعودي ويفضل كتابة الإيميل الجامعي الخاص ويجب أن يكون شامل لكل مهاراتك ولذلك لكل شخص طريقة كتابة معينة فمن خلال هذا الخطاب تظهر شخصية كل شخص وهل يليق الخطاب به أم لا.
نصائح للحصول على صيغة خطاب التزكية
- عليك أن تضع قائمة بمهاراتك وخبراتك التي تدعمك في خطاب التوصية الخاص بك.
- أنصحك بعدم إرسالها لمؤلف خطاب التوصية كأمر، بل إرساله إليه عن طريق البريد الإلكتروني لمساعدته ودعمه في كتابة صيغة الخطاب .
- تحقق من جميع مراسلاتك، قم بالاستعانة بشخص ما لكي يقرأ صيغة خطابات التزكية الجاهزة قبل أن يتم إرسالها إلى الجهة المختصة بالطالب أو الشخص السعودي.
- تأكد من وضع وصحة اسم الشركة، لأن مثل هذا الخطأ سيكلفك ضياع فرصة كبيرة.
- اقرأ بعناية وتأكد من عدم وجود أي أخطاء في التاريخ، ولا تتردد في إعلام مؤلف خطاب التوصية بذلك الأمر لأنه يجب الكتابة بطريقة صحيحة حتى يتم القبول.
- من المهم جدًا أن تشكر الكاتب الذي قام بكتابة صيغة الخطاب الخاص بك، حتى يشعر بالرضا بعد كتابة الخطاب وأيضًا توجيه رسالة داعمة له قبل الكتابة.
وينعكس كل هذا في أسلوب كتابة الشخص المختص أو الأستاذ الجامعي وبعد الانتهاء منه يشعر بتقديرك لجهوده.
الفرق بين خطاب التوصية والخطاب المرجعي
يختلف خطاب التوصية عن الخطاب المرجعي بنسبة بسيطة، ويجب كتابة صيغة الخطاب بواسطة خبراء أو أشخاص يتمتعون بسلطة معينة، وتتم الكتابة من خلال أساتذة الجامعة وقد يوجد اختلاف بسيط بين خطاب التزكية والخطاب المرجعي.
على سبيل المثال، يتم توجيه خطاب التزكية إلى أشخاص محددين ويتم توضيح موقف الشخص من خلاله أي تحديد منصبه.
أما الخطاب المرجعي يتم كتابته مرة واحدة وإرساله لأي شخص وهو خطاب عام.
كتابة صيغة خطاب التزكية
من الصحيح أنك لا يفضل أن تكتب خطاب التزكية الخاص بك، ولكن هذا لا يعني أنك ستكون خاملاً، بل يجب عليك القيام بأشياء بسيطة لضمان حصولك على صيغة الخطاب مميز، وهنا بعض من النصائح التي يجب عليك اتباعها لهذا
يجب عليك إعداد قائمة تحتوي على صفاتك وإنجازاتك التي تود أن تراها مذكورة في خطاب التزكية الخاص بك.
لا يجب أن تطلبها مباشرة بصيغة الأمر من الشخص الذي يكتب الرسالة ولكن يتم الطلب بأسلوب متحضر.
يمكنك أن ترسل رسائل داعمة وتحفيزية للشخص الذي سوف يكتب صيغة الخطاب لكي تساعده في كتابة الرسالة بإتقان ولكي يتجنب الأخطاء ويهتم بالخطاب
وفي الختام، تعتبر صيغة الخطاب أو خطاب التوصية أداة مهمة جدًا وقوية عند التقدم للحصول على وظيفة أو منحة دراسية بالنسبة للطالب السعودي أو أي شخص سعودي يرغب في الحصول على المنحة الدراسية.
من المهم أن تتأكد من اختيار الشخص المناسب واختيار الكلمات المناسبة التي ستساعدك على تحقيق هدفك لأن كتابة هذا الخطاب يشترط معايير خاصة حتى يتم القبول.
